Checklista: 5 to-do’s vid ett projekts avslut


Varför ligger mest fokus kring införandet av ett projekt när ett projekts avslut är lika viktigt? Innan det är dags att avsluta ett projekt är det många saker som är viktiga att säkerställa för att ge projektet ett bra avslut och en bra överlämning.

Det framställs ofta som att projektets framtida framgång eller misslyckande hänger på hur väl du lyckas sätta ditt scope, eska resurser, få in kravställning med mera. Vad som kanske inte uppmärksammas lika mycket är vikten av hur du som projektledare bör gå tillväga när det börjar bli dags att avsluta ditt projekt. Kanske är det för att du och ditt team äntligen kan börja ”pusta ut” efter en intensiv period och de flesta aktiviteter redan är gjorda.

“Att projektet får ett bra och tydligt avslut är lika viktigt för projektets framgång och efterlevnad, som för projektet att få en bra start”

Nedan har jag sammanställt en checklista som du är välkommen att ha med dig nästa gång det blir dags att avsluta ett projekt. Checklistan hjälper mig att känna mig trygg i att inga frågor är ouppklarade, resultatet är tydlig dokumenterat och viktigast av allt, att mottagaren av leveransen är nöjd. Att lämna ett projekt med en bra känsla i magen gör att jag kan gå in och påbörja nästa projekt med en positiv erfarenhet i ryggsäcken.

Checklista: 5 to-do’s vid ett projekts avslut

 


Under projektets gång finns det några beslutspunkter som du behöver få godkända
av din styrgrupp för att få fortsätta framåt. De sista punkterna är just ”godkännande av resultat” samt ”godkännande att stänga projektet”. Se till att detta finns dokumenterat och lagrat så att mottagande organisation kan ta över.

 

 


I de bästa av världar så är resurserna som jobbat med rutinerna i projektet även mottagare av arbetet efter projektets avslut
.  I de fall de inte är det, se till att resurserna har dokumenterat eller haft överlämning av rutinerna till rätt mottagare. Se till att stämma av med dina resurser att deras arbete är korrekt överlämnat innan de lämnar projektet.

 

I din projektplan bör det finnas dokumenterat vad du förväntas leverera i ditt projekt, en tydlig överenskommelse mellan dig och din sponsor. Dessa leveranser bör finnas dokumenterade återigen i din slutrapport, samt med förtydligande av vilken eller vem i organisationen som är mottagare av leveransen. Detta för att säkerställa att resultatet av projektet lever vidare och inte faller mellan stolarna i samband med att du som projektledare lämnar. Det måste finnas en överenskommen mottagare.

 

I de fall där det finns en restlista på punkter som inte färdigställts under projektets gång så är det viktigt att dokumentera vad som finns kvar att göra, samt vem som är ansvarig för att det sker. Helst en mottagande person, men minst en mottagande avdelning.

 

 


En slutrapport bör godkännas i samband med att du som projektledare får godkännande av att stänga projektet
. I din slutrapport kan du dokumentera samtliga punkter från denna lista. En tydlig slutrapport lämnar inga frågor obesvarade och fungerar som en referens eller input dokument för projektets efterlevnad. Det ekonomiska utfallet bör även det dokumenteras i din slutrapport och en förklaring av ditt resultat ska presenteras till din styrgrupp.

 

”Ett projektavslut är ett avslut värt att fira!”

För att få en bra sammanhållning och teamkänsla i projektet kan gemensamma aktiviteter vara bra även under projektets gång, men att fira tillsammans när projektet är avslutat för att lyfta samtligas insatser tycker jag är en viktig punkt i din checklista som kommer se till att projektet avslutas på bästa sätt även inom projektgruppen!

Hälsningar,
Emma Wilde,
Projektledningskonsult
DD Spring