Bli effektiv med prioriteringsmatrisen

Det är en minst sagt en turbulent tid just nu. Många företag tvingas att snabbt ställa om när nya beslut fattas. Här presenterar vi Eisenhowers prioriteringsmatris som hjälper dig att prioritera rätt uppgift i en pressad situation.

Det som händer i världen nu påverkar oss alla. Att så många människor som möjligt får behålla hälsan och livet är det som är absolut viktigast. Men parallellt med detta ställs de flesta företag just nu inför en riktig prövning. De flesta företag har fått ställa om, snabbt. Det kan handla om nya arbetssätt, som exempelvis distansarbete och onlinemöten, eller att erbjuda ett helt nytt koncept för att kunna sälja sina tjänster och produkter.

Det är en utmaning att veta vad som ska prioriteras och många famlar mellan vad som är bråttom och vad som är viktigt. Därför vill vi belysa Eisenhowers prioriteringsmatris, även kallad ”Matrisen viktigt och bråttom” som hjälper dig att prioritera rätt för att bli mer effektiv.

Skilj på bråttom och viktigt
De flesta av oss vill bli mer effektiva. Men när pressen är stor blir det allt svårare att prioritera. Ett vanligt misstag i det läget är att likställa bråttom med viktigt. Bråttom betyder att det kräver omedelbar åtgärd och verkar ofta stressande. Viktiga saker handlar oftare om resultat, som att lösa en uppgift eller uppnå ett uppsatt mål.

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

   – Dwight D. Eisenhower

Eisenhowers prioriteringsmatris
Eisenhowers prioriteringsmatris består av fyra kategorier/prioriteringar.

  • Viktigt och brådskande
  • Viktigt men inte brådskande
  • Inte viktigt men brådskande
  • Inte viktigt och inte brådskande


(Bild: Vår tolkning av Eisenhowers modell)

Så här gör du
Börja med att skriva upp vad som ska göras under morgondagen eller exempelvis veckan. Kategorisera sedan in varje uppgift under respektive rubrik. Använd gärna en uppritad matris eller överstrykningspennor i olika färger.

De olika kategorierna
Fältet “Do” bör genomföras direkt eller så snart som möjligt. “Delegate” relaterar till viktiga uppgifter men som kanske inte är viktiga eller relevanta just för dig, då passar den perfekt att delegera för att frigöra ditt fokus mot andra viktigare uppgifter. Uppgifter under ”Delay” är viktiga men inte just nu, därför kan du planera in dem lite längre fram så att du slipper tänka på dem just nu. Uppgifter under “Delete” kan du för tillfället ta bort eller sätta på “on hold” tills de eventuellt får en annan status i framtiden.

Matrisen kan med fördel användas för ett team. Ett team eller en grupp har sällan har samma uppfattning om vad som är viktigast om detta inte kommuniceras tydligt.

Metodens ursprung
Som du säkert förstått är metoden döpt efter USA:s 34:e president Dwight D. Eisenhower. Hans förmåga att kunna prioritera gjorde honom extremt produktiv. Under sina två mandatperioder som president introducerade han bland annat NASA och DARPA (organisationen som lade grund för inter­net).

Källor:
NASA
DARPA